Ofta är det mycket som händer i samband med årsskiftet. En återkommande uppdatering gäller skatteuppgifter.
För de som betalar ut lön eller skattepliktig ersättning finns en skyldighet att göra skatteavdrag vid varje utbetalningstillfälle. Normalt är lönespecifikationen kvittensen på att utbetalaren har gjort skatteavdrag för mottagaren. När mottagaren får en lönespecifikation har utbetalaren därmed fullgjort sitt ansvar på att ge en skriftlig uppgift om skatteavdrag. Sedan gäller det att det rätt skatteavdrag som görs. Om inte, så riskeras att utbetalaren drar för mycket eller för lite skatt. För utbetalare som är huvudarbetsgivare ska skatteavdrag vanligtvis göras enligt skattetabell. Skatteverket har en e-tjänst, frågor om skatteavdrag (FOS), till vilken innevarande års uppgifter kan skickas för att få en uppdatering.
Inför nästa år aviseras förändringar i skatteberäkningen med skattereduktioner. Förslaget är att en tillfällig skattereduktion för arbetsinkomster införs med anledning av ökade arbetskostnader till följd av pandemin. Om skattereduktionen införs så avser den fysiska personer med arbetsinkomster överstigande 60 000 kronor och understigande 500 000 kronor om året. Oavsett om detta införs eller inte medför nytt kalenderår ett nytt beskattningsår. Inför varje nytt kalenderår behöver därmed skatteuppgifterna uppdateras. Från och med den 1 november kan FOS för kommande år, 2022. Svaren kommer då i mitten av december, efter att preliminärskatteuppgifterna är klara. Svaren sparas i dessa fall till den 31 januari. Alternativt görs FOS direkt i lönesystemet via API. API möjliggör utbyte av information utan inloggning och uppladdning av filer.
Under 2021 lanserade Skatteverket ett nytt API som används för att få reda på antingen vilket skatteavdrag som ska göras utifrån personers skatteuppgifter och angiven bruttolön. Det går även att få svar på vad en nettolön ska motsvara i bruttolön. Det är mycket användbart i samband med så kallade nettolöneavtal. Det innebär att är nettolönen som är avtalad mellan arbetsgivare och anställd. Vanligtvis är det bruttolönen man avtal om i Sverige, men med anställda i andra länder är det inte alls ovanligt med nettolönavtal.
Exempel: Företag A anställer Javier med en överenskommen nettolön på 25 000 kr. I stället för att behöva räkna lönen baklänges för att få reda på bruttolönen, så att rätt skatteavdrag kan göras, skickar Företag A in Javiers nettolön via Skatteverkets tjänst. Företag A får sedan besked om vad 25 000 kr i nettolön motsvarar i bruttolön.
Kommer de anställda att jobba från kontoret, hemifrån eller i hybridlösning? Oavsett så finns det en del att tänka på.
Var arbetet utförts har varierat under senaste året. En del har fortsatt arbetet på sin ordinarie arbetsplats, andra har haft sitt kontor i hemmet. Förutsättningarna har varit olika utifrån till exempel bransch, antal anställda och geografisk placering. För många skedde omställningen från kontor till distansarbete väldigt fort. Företag omvärderar nu hur och var arbetet ska utföras, vilket även ställer många olika och nya krav.
Inte helt ovanligt är numera en hybridvariant, med ett antal dagar på kontoret och ett antal hemifrån. En viktig fråga att ställa sig som arbetsgivare när det diskuteras var arbetet ska utföras är vad som ska anses vara tjänsteställe. Tjänsteställe är den plats där en anställd utför majoriteten av sitt arbete och kan bara vara en plats.
Distansarbete som blir alltmer vanligt förekommande kan utgöra ett undantag från huvudregeln om att tjänstestället är arbetsgivarens lokal. Avtal om en viss arbetsrättslig placeringsort har dock ingen avgörande betydelse, utan är en bedömning som behöver göras.
En av anledningarna till att jobba hemifrån har varit att minska antalet personer som man träffar, exempelvis i kollektivtrafiken. Därav att det också blev möjligt att parkera vid arbetsplatsen utan att förmånsbeskattas. Något som är gällande hela 2021 ut men som upphör efter kommande årsskifte.
Som arbetsgivare finns det ett långtgående arbetsmiljöansvar för att säkerställa säkerheten på arbetsplatsen. Detta ska göras enligt SAM, systematiskt arbetsmiljöarbete, vilket i stort innebär att arbetsmiljön ska genomlysas regelbundet.
En riskbedömning behöver genomföras och det kan i och med Covid 19 handla om till exempel hur smittspridning på arbetsplatsen ska förebyggas. Frågan kan då komma upp huruvida arbetsgivaren kan kräva vaccination, vilket är beroende på verksamhet.
Det står ändå arbetsgivaren fritt att fråga om vaccinationstyg, dock inte att föra egna register över vilka som är och inte är vaccinerade.
Lag om ny anmälan om avstämning av stöd vid korttidsarbete har antagits av riksdagen. Den nya lagen träder i kraft den 1 januari 2022. Vilka berörs av den och vad innebär det i praktiken?
Många företag blev av olika anledningar försenade med anmälan om avstämning vad gäller preliminärt sökt stöd för korttidsarbete. Den tolkning av lagstiftningen som Tillväxtverket gjorde och som slagits fast är att det finns väldigt små möjligheter att erhålla något bidrag om arbetsgivaren är försenad med avstämningen. Det räckte med att arbetsgivaren var en dag försenad för att hela beloppet ska betalas tillbaka.
För att inte arbetsgivare som uppenbarligen har rätt till stödet ska missa det på grund av för sen avstämning arbetades ett förslag till en ny lag fram. Det är den lagen som nu antagits. Lagen innebär att en arbetsgivare som har fått ett beslut om återbetalning av preliminärt stöd får ge in en ny anmälan om avstämning om grunden för beslutet är att anmälan om avstämning inte har getts in i rätt tid.
Ytterligare en förutsättning är att beslutet om återbetalning ska ha fått laga kraft. För de som har eventuellt pågående tvister finns ingen egentlig anledning att driva dem vidare. Det är enklare att anmäla om avstämning på nytt i stället för att driva en process som med största sannolikhet inte kommer att vinnas.
Som angivits träder lagen i kraft den första januari 2022. Det innebär att ansökningar inte kan skickas in innan dess. Tillväxtverket kommer att öppna möjligheten för ansökan i januari. Det är sedan möjligt enligt lagstiftningen att söka till och med april 2022. Tillväxtverket har än så länge lagt ut kortfattad information på sin webbplats.
Lagen avser stödmånader under perioden 16 mars 2020 – 30 juni 2021. För stödperioder därefter införs en lagändring som innebär att ansvarig myndighet ska förelägga arbetsgivaren att inom en viss tid inge avstämning. Först om det inte sker i tid efter föreläggande blir det aktuellt med återbetalning.
Svaret är ja. Det kallas att man fattar beslut per capsulam.
Om alla styrelseledamöter är överens kan styrelsen fatta beslut utan styrelsemöte. Beslutet och att det har fattats utan styrelsemöte (per capsulam) ska antecknas i ett protokoll. Beslutet blir giltigt när alla styrelseledamöter har skrivit under protokollet. Motsvarande gäller om alla aktieägare är överens. Då kan de fatta beslut utan bolagsstämma. Beslutet blir giltigt när samtliga aktieägare har skrivit under protokollet. I aktiebolag med många aktieägare är det därför i praktiken svårt att fatta beslut utan bolagsstämma.
Bolagsverket har tidigare ansett att per capsulam beslut ska undertecknas med datum vid varje underskrift och att det är det senaste datumet som är datum för beslutet. Det har Bolagsverket ändrat.
Det här gäller numera för beslut per capsulam, det vill säga för beslut utan styrelsemöte/bolagsstämma:
Sedan införandet av GDPR i Sverige har riktlinjer utarbetats. Nyligen uppdaterades riktlinjerna kring personuppgiftsincidenter.
Ett exempel: Du ska mejla en lista till en extern part med uppgifter om 15 personer. Uppgifterna som skickas är namn, e-postadresser och allergier. Ingen har skyddad identitet. Det sker ett misstag och alla personer får en kopia på mejlet med allas uppgifter. Du upptäcker detta direkt, kontaktar alla som har fått mejlet och ber dem att slänga listan. Behöver detta anmälas till IMY som en personuppgiftsincident?
Svaret är nej om man utgår från de riktlinjer som EDPB* nyligen har publicerat.
För att underlätta om ett företag råkar ut för en personuppgiftsincident har EDPB publicerat ett dokument med riktlinjer utifrån typfall av tidigare inträffade incidenter. Detta för att företag ska veta vad som är korrekt hantering. Kortfattat är att incidenten inte har någon avgörande påverkan på personerna. Detta eftersom de blev kontaktade direkt efter att misstaget upptäcktes. Rekommendationen är att kontakta de som inte skulle ha mejlet och instruera dem om att de ska slänga mejlet och att de inte har rätt att använda uppgifterna framöver. Det behövs i detta fall inte göras någon personuppgiftsincidentsrapportering till Integritetsskyddsmyndigheten.
EDPB:s kommentarer på fallet ovan finns i riktlinjerna, 6.3 CASE No. 15: Personal data sent by mail by mistake.
Detta är den andra versionen av dessa riktlinjer och de antogs den 14 december 2021 och publicerades den 3 januari 2022. Riktlinjerna omfattar
*EDPB, European Data Protection Board, eller på svenska, Europeiska dataskyddsstyrelsen är ett oberoende europeiskt organ som bidrar till en enhetlig tillämpning av dataskyddsregler i hela Europeiska unionen och främjar samarbete mellan EU:s dataskyddsmyndigheter. EDPB utfärdar riktlinjer, rekommendationer och praxis för GDPR.
Den 19 januari blir det nya förutsättningar för läkarintyg. Om riksdagen antar regeringens förslag den 2 februari. Och då träder den nya lagen i kraft den 7 februari. Rörigt? Ja lite…
Regeringen har som förslag att, mot bakgrund av den ökade smittspridningen och den ökade belastningen på hälso- och sjukvården, återigen ta bort kravet på läkarintyg.
I samband med ändringsbudet #1 för 2022 aviserades att kravet på läkarintyg slopas. Arbetsgivaren är ju skyldig att utge sjuklön från och med den sjunde kalenderdagen efter dagen för sjukanmälan endast om den anställde kan styrka nedsättning av arbetsförmågan under denna tid genom intyg av läkare eller tandläkare. Intyget behöver inte innehålla närmare uppgift om vilken sjukdom arbetstagaren lider av, så om den anställde är sjuk i covid-19 eller annan sjukdom är irrelevant.
Dessutom ansåg regeringen att det är lämpligt att den tillfälliga lagändringen om läkarintyg ska tillämpas för viss retroaktiv tid för de fall där läkarintyg inte har uppvisats vid tidpunkten för ikraftträdandet. Och ikraftträdande är den 7 februari. Det innebär att från den 19 januari till den 6 februari slopas kravet på läkarintyg, men det fanns inget riksdagsbeslut förrän den 2 februari.
Däremot kan Försäkringskassan fortfarande kräva ett läkarintyg utifrån ett läkarintygsföreläggande. Ett läkarintygsföreläggande är Försäkringskassans beslut om att en anställd ska lämna läkarintyg från och med första dagen i varje sjukperiod. Försäkringskassan kan ta initiativet själv, eller så kan arbetsgivaren be att Försäkringskassan att göra det.
Slopat krav på läkarintyg under sjuklöneperioden bedöms kunna öka sjuklönekostnaderna för arbetsgivarna. Totalt beräknas antalet sjuklönedagar öka med drygt 5 procent. Arbetsgivarna kommer att få ersättning för högre sjuklönekostnader än vad som kan anses normalt under tiden från och med den 1 december 2021 till och med den 31 mars 2022. Ersättningens storlek bestäms dels av sjuklönekostnaden, dels av arbetsgivarens totala lönekostnader. Den ersättningen ska då kompensera en del av den extra kostnad arbetsgivarna får.