Har du sparat företagets räkenskapsinformation?

Digital redovisning gör det enklare att hantera företagets ekonomi. Samtidigt kan det vara svårt att veta var alla underlag finns. Som företagare behöver du säkerställa att räkenskapsinformationen är tillgänglig under hela arkiveringstiden.

Inte alltid lätt avgöra var informationen finns

När bokföringen bestod av papper var hanteringen förhållandevis tydlig. Efter bokslutet kunde företagaren få en pärm med verifikationer, huvudbok, bokslutsunderlag och annan dokumentation.

I dag finns informationen ofta i olika digitala system. Därmed är det inte alltid lika enkelt för företagen att få en överblick över vad företaget själva har tillgång till, vad redovisningskonsulten har lämnat över eller vad som skulle hända om företaget inte längre har tillgång till systemen.

Företaget har det yttersta ansvaret

Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation sparas i sju år. Det gäller exempelvis verifikationer, huvudbok, verifikationslistor och bokslutsunderlag.

Det är alltid företaget som ansvarar för att kraven följs, även när en redovisningskonsult sköter hela eller delar av bokföringen. Därför behöver du som företagare veta vilken information som ska sparas, var den finns samt säkerställa att företaget har tillgång till informationen under hela arkiveringstiden.

Redovisningskonsulten har samtidigt en viktig uppgift i att informera om reglerna och hjälpa företaget att förstå sitt ansvar.

Kom överens om hur informationen ska sparas

Ett sätt att skapa tydlighet är att redovisningskonsulten lämnar över räkenskapsinformationen när bokslutet är klart, exempelvis i form av PDF-filer. En annan möjlighet är att materialet ligger kvar i de digitala systemen och att företaget säkerställs åtkomst under hela arkiveringstiden.

I vissa fall kan redovisningsbyrån åta sig att arkivera informationen för företagets räkning.

Oavsett vilken lösning ni väljer behöver ansvarsfördelningen vara tydlig. Företaget ska veta vilken dokumentation som finns, var denhar sparats och hur den kan tas fram vid behov.

Frågor att ställa till din redovisningskonsult

För att minska risken att du som företagare inte har åtkomst till den räkenskapsinformation som krävs kan du ta reda på:

• När och hur lämnas räkenskapsinformationen över?
• Vilken information ligger eventuellt kvar i redovisningssystemet?
• Hur säkerställs åtkomsten under den sjuåriga arkiveringstiden?
• Har redovisningsbyrån åtagit sig arkiveringen för kundens räkning?
• Framgår ansvarsfördelningen tydligt av avtalet?

Tydliga rutiner gör det enklare för både företaget och redovisningskonsulten att veta vem som ansvarar för vad. De minskar också risken för att räkenskapsinformation förloras eller blir otillgänglig.